Automatizálás és vállalati hatékonyságnövelés – BPO a gyakorlatban

Napjainkban a vállalkozásoknak egyre fontosabb, hogy költséget takarítsanak meg, és a munkafolyamatokat minél hatékonyabban tudják elvégezni. Ehhez hozzátartozik, hogy egyes folyamatokat ki tudjanak szervezni, ám lényegi elem, hogyan válasszák ki az erre legmegfelelőbb partnert.Ebben nyújt segítséget Magyarország piacvezető BPO (Business Process Outsourcing) vállalata, aProcess Solutions.

ABusiness Process Outsourcing(továbbiakban: BPO) valamilyen üzleti folyamatnak a kiszervezését jelenti. Minden vállalkozásnak az a célja, hogy a legfőbb tevékenységére tudjon koncentrálni, amiben ez a szolgáltatástípus lehetőséget nyújt. Azokat az üzleti folyamatokat érdemes kiszervezni, amelyek könnyen sztenderdizálhatóak és bár fontosak az üzletmenet szempontjából, nem kritikus, hogy a vállalkozás belső hatáskörben tartsa azokat. Ilyen tipikus területnek számít többek között azIT, akönyvelés, azadózásvagy abérszámfejtés. Mivel ezek egy része elsősorban törvény által megkövetelt határidők és szabványok szerint működik, kisebb hatással vannak a napi folyamatokra. A tervezés és a napi információk – amiket egy kontrolling osztály biztosít – többnyire az adott cégre szabottak és a legtöbb esetben házon belül kell, hogy a döntéshozók rendelkezésére álljanak, ezért kevésbé tipikus, hogy kiszervezésre kerülnek.

Az üzleti tevékenységek kiszervezésénél fontos figyelembe venni azokat a közvetlen faktorokat, amelyekkel – ha kiszervezi az adott tevékenységet a vállalat – nem kell többet számolnia:

·Bérköltség, plusz juttatások(iroda, IT költségek, házon belüli költségek stb.)

·Munkavállalók tréningje, menedzsmentje, HR- költsége

·Büntetések, kamatok,amelyek a nem megfelelő szakértelemből származhatnak

A költségek megtakarításán túl az alábbiakban felsorolt további előnyökre is számíthatunk:

·Extra idő– olyan extra ideje szabadul fel ilyenkor a cégeknek, amelyet üzletistratégiájuk építésére, vagy akár továbbiüzlet- és ügyfélszerzésrefordíthatnak.

·Szakértő csapat– a kiszervezés során a cégek folyamatai képzett szakemberek kezébe kerülnek. Ezt úgy képzeljük el, mintha ésszerű ráfordítások mellett, magasan kvalifikált, sokéves tapasztalattal rendelkező alkalmazottaink lennének, akik tisztában vannak akorszerű technológiaadta lehetőségekkel.

·Kockázatok megosztása–egyes vállalatoknál előfordulhat, hogy a szakértelem hiányzik vagy nem tud folyamatosan rendelkezésre állni, ami azért veszélyes, mert nem képes elég gyorsan és kielégítően reagálni törvényi változásokra, így az esetleges büntetések kockázata is növekszik. Fontos tehát, hogy az egyes üzleti folyamatok kiszervezése során a vállalatmegosztja a kockázatota szolgáltatóval.

·Tanácsadás–a napi folyamatok mellett,adódhatnak olyan helyzetek, amikor üzleti döntéshozatal előtt áll egy cég. Ilyenek lehetnek például aterjeszkedés,bővülésvagy akár aköltségcsökkentés. Egy külföldi központ által vezetett cég terjeszkedésénél is érdemes a BPO szolgáltatást választani, mivel egy helyi apparátust,jogi és szabályozási környezetetkell ismernie a cégnek. A szolgáltató viszont amennyiben regionálisan is kiterjedt hálózattal rendelkezik, leveheti az ismeretlen feltérképezésének terhét az ügyfél válláról.

·Kötelező fejlesztések alóli tehermentesítés–Ilyen aktuális fejlesztési kihívás például könyvelőrendszereknek aNAV Online Számlarendszeréhezvaló bekötése. Ebben az esetben is a szükségesinterfész fejlesztésekelvégzése a szolgáltatót terheli.

Az utóbbi évek legnagyobb vállalati kihívása egyértelműen akapacitásmenedzsment.Az ügyfelek outsourcing iránt való érdeklődése töretlen, ettől függetlenül a hatékonyság és eredményesség elvárt a szolgáltatótól. A szolgáltatást csak úgy lehet szinten tartani és egyre jobbá tenni az ügyfelek számára, ha maga a szolgáltató is fejlődik a technológiában és a HR-folyamatokban, ezért ahol lehetséges, meg kell próbálni automatizálni a folyamatokat. Természetesen nyitottság kell arra, hogy a munkát megosszuk és gépesítsük, amihez pontos szervezés, edukáció és folyamatos menedzsment szükséges, de hosszútávon biztosan megtérül, mivel a jövő az automatizálásban rejlik.

„Bármilyen BPO szolgáltatót választunk, fontos, hogy figyeljünk arra, hogy a vállalat megfeleljen a legfrissebb információ- és adatbiztonsági előírásoknak, valamint lényeges, hogy megvizsgáljuk az üzletfolytonosságot is. Nézzünk alaposan utána, hogy az adott szolgáltató rendelkezik-e minőségi tanúsítvánnyal és releváns referenciákkal az adott üzleti szegmensben”– javasolta Szalai András, a Process Solutions partnere és ügyvezető igazgatója.

***

Kategóriák